ADMINISTRACION DE PROYECTOS
Manuel Vargas
Cuando pensamos en administración de proyectos es indiscutible que se nos vienen muchas ideas a la cabeza; ideas que si no conocemos de la material pueden confundirnos sin poder a llegar a conclusions especificas ni a poder secuenciar acitividades correctamente para concretar aquel proyecto que deseamos lograr. Si nos detemos a analizar la palabra “administración” encontraremos que es un área de los negocios que abarca muchas subareas diferentes pero que si la simplificamos a grandes rasgos podemos resumir que consiste en la actividad de planificar, coordinar y mantener ciertos recursos asignados para cumplir las metas de una organización. Ahora bien si analizamos la palabra “proyecto” también podemos encontrar diferentes significados pero para este ensayo me gustaría referirme a la definición del Project Management Institute en su Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos que dice: “un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”1; al analizar ambas palabras y el significado de estas dos nos damos cuenta que la Administración de Poyectos es un área muy grande dentro de los negocios y que en muchas ocasiones dentro de nuestras organizaciones iniciamos proyectos sin conocer verdaderamente lo que se requiere para desarrollar adecuadamente un proyecto.
La dirección de proyectos comprende una serie de actividades que deben ejecutarse en un cronograma planificado correctamente para poder cumplir con los requisitos del mismo. Los recursos asigndos a cada recurso son diferentes y el correcto manejo de los mismo nos va a permitir desarrollar y cumplir con los objetivos de cada fase del proyecto de manera mas efectiva y eficiente.
Lo principal a la hora de iniciar un proyecto es su alcance, el alcance del proyecto es “el trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones o caracteristicas especificadas”2; el alcance es lo que nos dira que tanto vamos a hacer en el proyecto, que debe necesidades debe satisfacer ese producto, servicio o resultado que vamos a entregar al finalizar nuestro proyecto. Por esta razón debemos tener la mejor documentacion posible de los requisitos del proyecto, para esto debemos tener reuniones exhaustivas con los clientes para conocer lo que ellos quieren verdadermante y no lo que pensamos que quieren o lo que seria mejor que tuvierar. Los clientes son los únicos que nos pueden las herramientas de conocimiento necesarias para satisfacerlos con el producto final.
Una vez que hayamos completado correctamente el alcance de nuestro proyecto existen otras ocho areas del conocimiento que nos expone PMBoK, las cuales son el eje central que debe tener todo proyecto para que se para que desarrolle de manera optima, estas areas las desarrollare a continuación.
TIEMPO
Las diferentes actividades dentro de un proyecto no se pueden llevar de forma desordenada, siempre se debe contar con un cronograma que nos permita mantener control de desarrollo diario del proyecto, dicho desarrollo debe estar acorde con las actividades que hayamos definido para cada tiempo, los recursos que se destinen para cada actividad y la secuencia de estas acitividades. Si un proyecto se atrasa es porque no hemos llevado un adecuado control del cronograma del proyecto y esto va producir que los gastos aumenten y que haya que aumentar el presupuesto del proyecto, lo que en la mayoría de los casos no va a satisfacer a los clientes.
COSTO
Una de las partes mas importantes de todo proyecto son los costos, todas las grandes organizaciones buscan en todo momento ahorrar costos y desarrollar productos y servicios rentables al menor costo posible para generar mayores utilidades. Es por esto que a la hora de administrar proyectos hay que vigilar en todo momento el presupuesto, hay que planificarlo y administrar correctmente los recursos económicos con los que se cuenta para desarrallor el proyecto.
Muchas organizaciones tiene que dejar proyectos sin concluir debido a que no hay un correcto planeamiento ni manejo del presupuesto, por lo que a lo largo del desarrollo del proyecto los costos van aumentando y llega un momento donde no se puede continuar con el proyecto debido a que hay recursos insuficientes para conluirlo. Este es un gran problema en la administración pública que hemos visto en varios casos de estudio desarrollados en el curso.
CALIDAD
La gestión de la calidad pretende una correcta planificación de esta y esta planificación consiste en “el proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto, documentando la manera en que el proyecto demostrara el cumplimiento con los mismos”3 cada organización cuenta con diferentes metodos para medir la calidad de su proyecto, pero sea cual sea el indicar que se use debe en todo momento estar correctamente documentado para que pueda ser medible y demostrable a lo largo del proyecto, la calidad va a ser lo que demuestre el buen trabajo que se haya llevado acabo en una vez que el proyecto haya concluido.
RECURSOS HUMANOS
En diferentes bibliografiís y teorias de muchos autores contemporáneos se ha llegado a la conclusion que el recurso humano es lo mas importante dentro de una organización. A la hora de desarrollar un proyecto el recurso humano es clave principal en el efectivo desarrollo del mismo, la gestión del recurso humano asigando como ”equipo de proyecto” de igual manera que todos los involucrados en el proyecto.
En esta area del conocimiento entran en juego muchas técnicas de la adimistración de los recursos humanos que el director de proyecto puede aprovechar para gestionar de la mejor manera el recurso humano; el liderazgo, la motivación, la simpatía y muchas mas son herramientas que hay que conocer y aplicar para lograr los objetivos propuestos y aún mas para lograrlos en equipo.
COMUNICACION
En el proceso de comunicación de la administración de proyectos se debe tener bien identificados los interesados dentro del proyecto, es decir, quienes son las personas que deben en todo momento estar al tanto de nuestro proyecto y de los avances de este y de como se va desarrollando, para lograr esto debe haber buena planificación de las comunicaciones que se daran y como sera la distribución de la información; todo esto con el objetivo final de informar el desempeño del equipo de proyecto en sus diferentes entregables.
RIESGO
Antes de iniciar un proyecto debe haber una adecada evaluacion del riesgo, concoer los riesgos a la hora de desarrollar el proyecto, cuantificar estos riesgos y desarrollar posibles soluciones para contrarestar las inmplicaciones de los factores de riesgos se lleguen a dar. Una vez que se tengan identificados los riesgos dentro de un proyecto es mas sencillo responder a estos y continuar con el proyecto sin que se desvie completamente del cronograma o que no se pueda concluir.
En muchas organizaiones no se evalua correctamenet el riesgo y no permite que que el quipo de proyecto pueda responder adecuadamente ante la situacion.
ABASTECIMIENTO
Para todo proyecto esta area del conocimiento es diferente y la magnitud en la que se de no es siempre igual, pero lo importante es tenerlo en cuenta cuando se desarrolle el proyecto, a la hora de gestionar esta area la planficación de lo necesario y acorde con el presupuesto asigano es lo que hará la diferencia en terminos de calidad y conclusion de entregables.
INTEGRACION
El equipo de proyecto no son los unicos involucrados en el desarrollo y conclusión del proyecto, existen muchos stakeholders mas que se deben tomar en cuenta y que deben estar al tanto de todo lo que realicemos. Es responsabilidad del director del proyecto gestionar una correcta integración dentro del desarrollo del proyecto que permita a todas las partes en desarrollo conjunto del proyecto, como resultado de la buena gestión aumentan las probabilidades del exito y el trabajo en equipo.
Estas nueves areas desarrolladas correctamente llevarian un desarrollo exitoso de un proyecto, desgraciadamente es muy díficil seguirlas todas la pie de la letra y poder desarrollarlas en su totalidad en todas las organizaciones.
Todos hemos visto en diferentes organizaciones el fracaso y el exito de proyectos, algunas veces en los que hemos sido participes y en otras ocasiones por lo que esuchamos, lo que aprendemos de esta anecdotas es un isumo de gran valor para el desarrollo de proyectos futuros, tanto en la vida personal como en las organizaciones hay que tener presente que la planificación lleva al éxito y el seguimiento de los lineaminetos de la adiminstración de proyectos permite que dirigir un proyecto sea un proceso mas fácil y exitoso.
Referencias
1. Project Management Institute, PMBOK® (2008) Cuarta Edición. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®).
2. Project Management Institute, PMBOK® (2008) Cuarta Edición. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®).
3. Project Management Institute, PMBOK® (2008) Cuarta Edición. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®).
